Digitaliser une démarche qualité à l’échelle internationale, c’est l’un des défis les plus complexes pour une direction qualité. Des réglementations différentes selon les pays, des équipes terrain dispersées, des référentiels locaux à construire ou à faire évoluer et pourtant, une exigence de cohérence globale non négociable. C’est exactement le défi qu’a relevé Babilou Family, groupe international spécialisé dans la petite enfance, en déployant Idelink comme outil d’audit qualité dans 10 pays.
Vanessa Zerbib, Directrice Qualité et Impact Sociétal du groupe, revient sur ce projet.
Une direction qualité jeune, un réseau mondial
La direction qualité de Babilou Family a été créée en 2022. Dès le départ, l’enjeu était double : accompagner les pays qui avaient déjà une démarche qualité souvent gérée sous Excel ou de façon manuelle et construire de zéro le référentiel des pays qui n’avaient encore rien.
Le groupe est présent aux États-Unis, en Colombie, à Singapour et dans plusieurs pays européens. Autant dire que la gestion de la conformité réglementaire multisite est une problématique centrale : chaque pays a ses propres normes, ses propres obligations, ses propres fréquences de contrôle.
Le défi : harmoniser sans uniformiser
La tentation, dans ce type de projet de digitalisation qualité, est d’imposer un référentiel unique à l’ensemble du réseau. C’est souvent une erreur et Babilou Family l’avait bien compris.
« Ce qui est compliqué quand on est implanté dans plusieurs pays, c’est que les réglementations sont très différentes. Il faut un système qualité qui fonctionne dans tous les pays, un chapeau qui harmonise et crée de la cohérence tout en respectant à la lettre toutes les réglementations locales. »
C’est précisément cette combinaison, autonomie locale et vision groupe consolidée que Babilou Family n’avait pas trouvée dans les autres outils d’audit qualité évalués avant de choisir Idelink.
La spécificité qui a fait la différence
Après comparaison de plusieurs solutions, un critère a été décisif : la capacité de l’outil à faire fonctionner en parallèle des référentiels d’audit différents, déployés sur des périmètres différents, à des moments différents de l’année sans imposer une façon de faire unique.
« Chaque pays peut avoir son propre référentiel, ses propres questions. L’outil sait faire fonctionner en parallèle plein de grilles d’audits différentes. Il n’impose pas une manière de faire unique à l’ensemble des entités. C’est exactement ce qu’on cherchait. »
À cela s’ajoute une gestion multilingue native : les questionnaires peuvent être chargés dans n’importe quelle langue, et l’interface s’adapte automatiquement à la langue du pays de connexion. L’application a été personnalisée en marque blanche et rebaptisée « Engaged » — avec un E majuscule — pour refléter l’identité éducative du groupe : « We are engaged for children. »
3 modules au cœur de la démarche qualité
Babilou Family utilise principalement trois modules Idelink. Les audits terrain, réalisés par environ un tiers de l’organisation, permettent d’évaluer chaque établissement selon le référentiel local du pays concerné. Les auto-audits donnent aux directeurs de centre la possibilité de s’évaluer eux-mêmes à la fréquence définie par la direction qualité un levier puissant pour responsabiliser les équipes et développer la culture qualité en crèche et en école. Enfin, dès qu’une non-conformité est détectée lors d’un audit, un plan d’action correctif peut être mis en place directement dans l’outil, avec suivi et traçabilité.
Adoption terrain : aucune formation nécessaire
Dans des environnements comme les crèches et les écoles, où les équipes sont en contact permanent avec les enfants, l’ergonomie d’un outil d’audit n’est pas un détail c’est une condition de succès.
« Personne ne m’a encore demandé un guide utilisateur. C’est totalement intuitif. »
L’application mobile permet de réaliser les audits directement depuis un smartphone, avec prise de photos intégrée pour documenter les situations observées.
« En crèche ou en école, se trimballer avec un ordinateur pour faire un audit, c’est pas pratique. Le fait que ça tienne dans le téléphone, qu’on puisse prendre des photos ça permet de débriefer des situations de pratique professionnelle de façon beaucoup plus simple. »
Concrètement, chaque pays conserve son propre référentiel, ses propres grilles d’audit et ses propres fréquences de contrôle. La direction groupe accède à une vision consolidée via le système de tags sans ressaisie, sans perte d’information. Le suivi de la conformité réglementaire multisite se fait en temps réel, dans toutes les langues, depuis un smartphone.
Pourquoi Excel ne suffit-il plus pour suivre les actions en magasin ?
Excel ne permet pas un suivi en temps réel et repose sur des mises à jour manuelles souvent décalées. Résultat : une vision partielle de ce qui est réellement fait en magasin. Des solutions comme Idelink permettent de suivre les actions en continu, avec une visibilité immédiate.
Comment améliorer concrètement le suivi des actions terrain ?
Il faut structurer chaque action avec un responsable, une échéance et un suivi clair. Avec Idelink, les actions sont attribuées, suivies et visibles à tous les niveaux du réseau, sans dépendre de relances manuelles ou de fichiers dispersés.
Quel outil utiliser pour remplacer Excel pour le pilotage magasin ?
Un outil dédié au terrain, capable de centraliser les actions, suivre leur exécution et automatiser les relances. Idelink
Vous pilotez une démarche qualité sur un réseau multi-sites ou international ?
👉 Découvrez comment Idelink s’adapte à votre organisation